1つの施設内に複数の事業者が同居する「コワーキングスペース」や「レンタルオフィス」、所在地のみを提供する「バーチャルオフィス」は、便利さや費用の安さで人気を博しています。
以前は信用度が低いと言われたりもしましたが、今ではすっかり普及し、バーチャルオフィス＝怪しいといった即断はされなくなってきているようです。
利用している人の話を見聞きして、自分も使いたいと考えているそこの方。
実は、これらの「所在地」は万能ではないって、知っていましたか？
一般的な定義とメリット・デメリット
用語の明確な定義は確定していないものの、おおよその定義とメリット・デメリットは次のようなものがあります。この記事では以下の定義に従って話を進めます。
コワーキングスペース
デスク・会議室などの業務用の共有スペースや個室を利用できる施設。一部にレンタルオフィスの機能を持つ場合もある。
カフェなど共有スペースのほうが捗る仕事や、大がかりな設備が不要な仕事の場合には便利。費用負担が比較的低い。コミュニティ機能を重視する施設が多いため、他の利用者との交流が生まれることも。
法人登記や事業所の所在地としての公開に関しては施設によりルールがさまざまで、個室や会議室の利用制限がある場合も多い。荷物や書類を置きっぱなしにするのは施設面でもセキュリティ面でも難しい。また、共有スペースでの業務は覗き見など情報保護の問題が付きまとう。
レンタルオフィス
主に個室のオフィススペースで、部屋と利用者が1対1で結びついているサービス。複合機などの一部の設備や会議室を共有で利用できる場合もある。
法人登記・事業所としての所在地公開OKがほとんど。たいていは書類や設備を置きっぱなしにでき、物件を借りるのと同様に利用できる。コワーキングに比べて費用は高額、設備的な充実度は施設によりさまざま。通気性確保や施設保全のためにスペースが天井まで区切られていない場合があるので注意。
バーチャルオフィス
個人の住所を事業所の所在地として公開したくない人のための所在地貸し出しサービス。郵便物の転送サービスを持つ場合もある。
一等地の住所を利用できる一方、物理的な所在地は伴わない。郵便を転送してもらう場合、届くのに時間がかかることがある。
事業の「拠点」として認められない場合
コワーキングスペース、レンタルオフィス、バーチャルオフィスが認められない場合として、以下のような場合があります。
補助金・助成金申請の「所在地」
補助金・助成金で事業所の「所在地」が必要な場合、これらの施設の所在地が正式な所在地として認められない場合があります。
特に地方自治体が行う補助・助成では、その自治体に事業の実態があることが求められます。共有スペースのみのコワーキングスペースや所在地情報のみのバーチャルオフィスでは「自治体内に事業所を持っている」とは認められないことが多いので注意しましょう。
このような場合、自宅など実際に仕事をしている場所があれば、その自治体の補助・助成を利用する方法が考えられます。が、HPなどで公的に公表している所在地と異なる場合、説明を求められればまだしも、黙って拒否されることもあり得ます。
極端な話、自宅と離れた華々しい場所にバーチャルオフィスを置いたばっかりに、両方の自治体で助成が受けられない事態も発生し得るということです。
法人登記をしている場合や、レンタルオフィスで鍵のかかる個室を確保している場合は「所在地」になり得ます。ただし、国の補助金も含め、実際の事業の実施場所がこれらの所在地と一致しない場合には、正直に別の事業の実施場所を申告しなければなりません。
物理的な場所を前提とする許認可
建設業許可、酒類販売業、古物商などの許認可や一部の士業登録等では、営業所が「物理的かつ固定的に」存在していることが求められます。
したがって、所在地のみを貸すバーチャルオフィスや、固定的な場所を持たないコワーキングスペースは、これらの事務所として認められません。
レンタルオフィスでも、一定の要件を満たす必要があります。
一般にこれらの許認可等では「他と区分されていること」が求められます。これが問題です。
間仕切りがあればOKの場合もあれば、天井までの仕切りでなければダメなこともあります。
表札を掲げなければいけない（＝規約上で表札を出して良く、場所があるところでないとダメ）、郵便受けが別になっていなければいけないといった、「物理的な営業所」とだけ言われてもちょっとすぐに予測はできないような基準を挙げられる場合もあります。
なおのことややこしいのが、これらの基準がたいてい全国標準ではなく、地方自治体によって少しずつ異なっていることです。許認可を必要とする事業を行う予定があるのであれば、事前に予定場所の自治体に条件を聞くことをおすすめします。
また言うまでもなく、具体的な物件が不可欠で条件を満たすことが不可能な申請では、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを利用するわけにはいきません。風俗営業や旅館業・民泊、飲食業などがこれに当たります。
入札参加
国に関しては、入札参加資格の申請にあたって「バーチャルオフィスやレンタルオフィスはダメ」という明記はありません。特に登記がされている場合については、問題なく資格を得られるはずです。実際に対応が可能な業務であれば、入札も通常通りできます。
注意を要するのは、地方自治体の入札に参加する場合です。
地方自治体では、その自治体に本拠地を置いていることを入札参加の条件としていることがあります。
その際の拠点としては、バーチャルオフィスやコワーキングスペースが認められない可能性が高いです。
レンタルオフィスを利用している場合でも、納税地が別の自治体だと対象にならない傾向があります。
融資では実際の事業場所を見られる
以前はバーチャルオフィスでは融資が通りにくいと言われましたが、最近ではそれほど気にする問題ではなくなっているようです。
ただし、事業の実態を確認する場合、金融機関の人は「本当に事業をやっている場所」を見に来ます。たとえパソコン1台で完結する業務であったとしても、バーチャルオフィスやコワーキングスペースはそのような場所として認められない可能性が高く、自宅などに招くことになるでしょう。
レンタルオフィスを借りていても実態としては自宅で作業をしており、オフィスには何も置いていない…というような場合も同様です。
また、事業計画の費用にオフィス家賃を含める場合は、その形態を選ぶことが適切であるかどうかも見られる可能性があります。
単に一等地の住所が欲しくてバーチャルオフィスを選ぶ行為や、自宅にも余剰の部屋があるのにレンタルオフィスを借りる行為は、融資の判定でマイナスに働かないとは言えません。費用に入れるのであれば、しっかりと理由付けをした上で含めるべきです。
郵送物に注意
イマドキ、普段の業務では郵送物がほぼ発生しない方も多いでしょう。しかし、行政は今も郵送ベースで動いており、突然の郵送物が送られてくることもありますし、「本人確認を兼ねて本店所在地に送る」ことがルール化されているものもあります。
各種の許認可、登録、補助・助成、手続きなど、行政とのやり取りが生じる前に、郵送物が「本拠地」に指定する場所に送られても手元に届くことを確認したいものです。
バーチャルオフィスでは郵送物の受け取り・転送サービスを用意していることがほとんどですが、コワーキングスペースでは反対に、郵送物の送り先として指定することができないルールになっている施設もあります。まずはルールの確認からです。
また、頻度・時間に関しても、事前にチェックしておくほうが良いでしょう。
レンタルオフィスを借りていてもほとんど行かず、たまに顔を出すと古い郵送物が溜まっている…というようでは、行政からの急ぎの通知に対応できません。バーチャルオフィスによっては、転送サービスのとりまとめ期間が長めのところがあり、期限のあるものは危険信号になりかねません。
設定できるのであれば転送を短めの期間に設定し直したり、行政機関に転送になることをあらかじめ伝えておいたりして（許認可などのルール上で不可でない限り、行政にバーチャルオフィスであることを伝えるのは恥ずかしがることではありません）、郵送物の受け取り体制を構築しておきましょう。
今回の学び
・便利なバーチャルオフィスやコワーキングスペースは、事業の拠点として不十分な場合がある
・レンタルオフィスは細かな施設条件が許認可の可否を左右する
・それはさておき郵送物は手元に届くようにしておこう
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